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【朝礼ネタ】Excel Word 保存せずに閉じてしまった場合の復元方法 〜オフィスから聞こえる悲鳴〜

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【朝礼ネタ】Excel Word 保存し忘れて終了「 あ゛」という経験ありませんか?


Excel今回の朝礼ネタは「Excel Word の保存し忘れ」。

オフィス内に響くスタッフの悲鳴。「あ゛ー」
慌てて駆け寄り事情を聞くと、小一時間かけて作成したエクセルのファイルを保存せずに閉じてしまった模様。

あなた自身が叫んだ、またはあなたの身の回りで悲鳴を耳にした、そんなご経験ありませんか?

ご存知の方にとっては何でもない「未保存ファイルの復活・復元方法」ですが、「あ゛ー」と放心状態のスタッフにしてみれば、目の前で涼しげに復活・復元してくれるあなたは神様・仏様です。

ただし、あなたが神様・仏様になれるのは、Microsoft Office のバージョンが「2010以降」の場合に限りますのでご了承ください。

Microsoft Office の代表格、ExcelWordPowerPoint全て共通の方法で復元できますので、ご存知ない方はぜひ覚えておいてください。では、Excelの画面を例にとって簡単に説明します。


Excel、Word、PowerPoint 未保存ファイルの復元方法


以下のスクリーンショットはエクセルを例にとっていますが、ワードの場合はワードを、パワーポイントの場合はパワーポイントを、それぞれ起動すればOKです。

下図赤枠の通り、「ファイル」⇒「情報」⇒「バージョンの管理」を開くと、「保存されていないブックの回復」が現れます。

なお、ワードの場合は「保存されていない文書の回復」、パワーポイントの場合は「保存されていないプレゼンテーションの回復」と表示されます。

Excel

幸い、「保存されていないブック」が存在した場合は、「保存されていないブックの回復」を押すことで、以下のようなファイル一覧が姿を現します。複数存在する場合は、更新日時を参考に「悲鳴の原因」を探し当ててください。神様・仏様扱いは、すぐそこです。

Excel

該当すると思われるファイルを実際に開いてみてください。

・・・

さて、神様・仏様になれましたでしょうか?


Excel、Word、PowerPoint 未保存ファイルの復元方法 〜補足〜


この復元方法は、Microsoft Officeに標準装備されている「自動保存機能」に依存しており、デフォルトで「10分ごとに保存する」に設定されています。

上図「ファイル」から「オプション」、続いて「保存」を選ぶと以下の設定が確認できます。
なお、筆者はオッチョコチョイなので「5分」にしてます。

Excel

この設定を「悲鳴の主」が何らかの拍子でいじっていなければ、おそらく大丈夫かと。
この設定を自分の意志でいじるような方でしたら、最初から「 あ゛」とはならないですからね。

言わずもがなですが、自動保存には予め設定された間隔(デフォルト:10分)がありますので、「悲鳴を上げた瞬間」までが保存されているわけではなく、「内部的に最後に自動保存された瞬間」が復元されます。

ですので、「悲鳴を上げる数分前までの作成分」は復元されませんが、「小一時間の作業分」−「数分間の作業分」が復元できたと思えば、悲鳴は歓声に変わるはずです。

なお、この自動保存ファイルが保持される期間は原則「作成後 4 日間または次にファイルを変更するまでのどちらか短い期間」と期限がありますので、「後で復元できるから大丈夫」と高をくくっていると泣きを見ます。お気をつけください。

ちなみに、「2007」にも「自動保存機能」は装備されているのですが、急なシャットダウン等不慮のエラーに対する救済が主たる目的となっており、手動で未保存終了してしまった場合の復元には対応していないようですね。他に方法がないわけではないようですが…。


朝礼ネタ・会話ネタとしての「未保存ファイルの復元」


人間の記憶は、ボタン1つで「保存」「消去」とはいきませんが、年を取れば取るほど「保存機能」が退化し、頼んでもいない「自動消去機能」が標準装備されてしまう気がしてならないこの頃。

肝心なことをど忘れし、どうでもいい記憶ばかりが脳内を占拠。新しいことがなかなか頭に留まらない。他人事でしょうか?

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・・・

朝礼ネタや職場での会話ネタは、案外身近なところに、その話材やヒントが転がっているものです。が、気付いた時に記録なりメモを取るなりしておかないと、上のスピーチ実例の通りです。

筆者が学生の頃は、Wordではなく一太郎、ExcelではなくLotus 1-2-3が必須科目だった気がします。Lotus 1-2-3、何それ? 車種? なんて方も多いかもしれませんね。

そんなどうでもいい記憶ばかりが残ってしまう世代です。





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